Optymalizacja kosztów paliwa w firmie – praktyczne strategie dla flot i przedsiębiorstw

Na ich wysokość wpływa wiele czynników – od procesów, przez politykę firmy, aż po technologię. Na co zwrócić uwagę i jak zoptymalizować koszty paliwa?

Jak zoptymalizować koszty paliwa? Przede wszystkim – rzetelna diagnoza

Jeszcze przed wdrożeniem nowych narzędzi czy zmian w polityce warto zadbać o solidny przegląd aktualnych wydatków. Co można sprawdzić pod kątem optymalizacji kosztów paliwa? Wśród przydatnych informacji należy podkreślić nie tylko samą wysokość wydatków na paliwo – to także zużycie całej floty, średnie spalanie według typu pojazdu czy spalanie na poszczególnych trasach. Jako źródła danych mogą natomiast służyć:

• faktury i rozliczenia z kart paliwowych;
• odczyty z tachografów i komputerów pokładowych w pojazdach;
• raporty serwisowe.

To również dobra okazja, by zidentyfikować potencjalne odchylenia od normy. Częste tankowania, tankowanie „na styk”, wzrost zużycia w konkretnych tygodniach, rozbieżności między tankowaniami a przewidywanym zużyciem na danej trasie – każda z tych kwestii może wskazywać, jaki obszar należy poprawić.

Monitorowanie zużycia paliwa w firmie – polityka tankowań

Aby móc skutecznie zadbać o kontrolę nad zużyciem paliwa w firmie, potrzebna będzie odpowiednia polityka tankowań. Powinna ona zawierać listę autoryzowanych stacji, limity ilości i częstotliwości (np. maksymalna liczba litrów na miesiąc na samochód), procedury weryfikacji i zasady korzystania z kart flotowych (które mogą także uprawniać do rabatów dla firm). W ten sposób będzie można zmniejszyć potencjalne nadużycia i uprościć zarządzanie.

Dobrą praktyką jest tutaj również korzystanie z rozwiązań dostarczanych przez dostawców paliwa. Oprócz kart flotowych usługi dla firm mogą obejmować np. hurtowe dostawy paliwa, odroczone płatności czy fakturowanie zbiorcze. Wszystko to znacząco ułatwia optymalizację kosztów – takie rozwiązania oferuje m.in. BlueBerryOil.

Karty paliwowe – na co zwrócić uwagę?

Wiele firm decyduje się na karty flotowe, by zoptymalizować koszty paliwa. Takie rozwiązanie daje korzyści na dwóch frontach – z jednej strony pozwala na łatwiejszą obsługę, ponieważ wszystkie transakcje są obsługiwane w ramach jednego systemu, a z drugiej umożliwia skorzystanie z atrakcyjnych rabatów dla klientów biznesowych. Przy wyborze karty flotowej należy zwrócić uwagę na zasięg obsługiwanych stacji, wysokość opłat stałych i prowizji oraz możliwości integracji z systemami księgowymi czy systemami zarządzania flotą. Z reguły firmy z większymi flotami mogą liczyć na jeszcze korzystniejsze warunki, jednak również niewielkie przedsiębiorstwa zyskują szereg korzyści dzięki kartom paliwowym.

Telematyka i zarządzanie danymi a optymalizacja kosztów paliwa

Technologia wspiera już praktycznie każdy obszar działania różnych biznesów – nie inaczej jest w przypadku zarządzania flotą pojazdów. Tutaj największe znaczenie mają systemy telematyczne, które pozwalają monitorować styl jazdy (przyspieszenie, hamowanie), prędkość, przebieg trasy i zużycie paliwa w czasie rzeczywistym. Takie rozwiązania są najczęściej wykorzystywane przez duże firmy, ale mogą przynieść szereg istotnych korzyści – oto najważniejsze z nich:

• możliwość identyfikacji pojazdów lub kierowców generujących nadmierne zużycie;
• dostęp do większej ilości danych przydatnych przy optymalizacji tras;
• lepsze planowanie przeglądów, na podstawie przebiegu i realnej eksploatacji pojazdu;
• skuteczna weryfikacja faktur i potencjalnych nieścisłości przy transakcjach.

Spalanie paliwa w autach flotowych – optymalizacja eksploatacyjna

Nie można też zapomnieć o samych pojazdach – stan techniczny ma bezpośredni wpływ na spalanie paliwa w autach flotowych. Szczególnie istotne są tutaj: regularne serwisowanie, utrzymywanie właściwego ciśnienia w oponach i szybka naprawa drobnych usterek. Dla największych korzyści warto wdrożyć podejście oparte na prewencji, tj. częste przeglądy, które pozwolą usunąć pierwsze oznaki usterek, zanim te przekształcą się w większy problem. Oprócz tego ważną rolę odgrywa regularna wymiana komponentów i płynów eksploatacyjnych – „zdrowy” samochód może spalać paliwo w optymalny sposób, co z kolei przekłada się na zmniejszenie kosztów floty.

Planowanie tras i logistyka a zużycie paliwa w firmie

Sposobów na optymalizację kosztów paliwa i zmniejszenie zużycia paliwa w firmie można szukać także w zakresie planowania tras. Podobnie jak stan techniczny pojazdu, warunki na drodze również mają znaczący wpływ na spalanie. Dane historyczne z przebytych już tras będą tutaj bardzo przydatne – na ich podstawie można wyznaczyć odcinki z największym spalaniem czy lepiej zaplanować przejazdy.

Podczas planowania należy uwzględnić godziny szczytu (by uniknąć korków) i okazje do konsolidacji zleceń (mniej „pustych przebiegów” – istotne zwłaszcza dla firm dostawczych). Zależnie od rodzaju pojazdu konieczne może być także przeanalizowanie potencjalnych ograniczeń. Warto też mieć na uwadze, że obecnie coraz więcej miast wprowadza strefy niskiej emisji z ograniczeniami ruchu dla samochodów, co może wpłynąć na planowanie.

Współpraca z BlueBerryOil – optymalizacja kosztów paliwa ze sprawdzonym partnerem

Zmniejszenie wydatków na paliwo to zadanie, które można wykonać na wiele różnych sposobów. Kilka kwestii ma jednak zastosowanie w praktycznie każdym przypadku – w szczególności zadbanie o stan techniczny pojazdów, lepsze planowanie tras i skorzystanie z możliwości oferowanych przez karty flotowe. Warto też zastanowić się nad nawiązaniem współpracy biznesowej z partnerem zajmującym się obsługą paliwową – zapraszamy do kontaktu z BlueBerryOil, by dowiedzieć się więcej.