Koszty paliwa to jeden z największych wydatków w firmach transportowych i przedsiębiorstwach z własną flotą pojazdów.
Na ich wysokość wpływa wiele czynników – od procesów, przez politykę firmy, aż po technologię. Na co zwrócić uwagę i jak zoptymalizować koszty paliwa?
Jak zoptymalizować koszty paliwa w firmie? Zacznij od przeglądu wydatków
Jeszcze przed wdrożeniem nowych narzędzi czy zmian w polityce warto zadbać o solidny przegląd aktualnych wydatków. Co można sprawdzić pod kątem optymalizacji kosztów paliwa? Wśród przydatnych informacji należy podkreślić nie tylko samą wysokość wydatków na paliwo – to także zużycie całej floty, średnie spalanie według typu pojazdu czy spalanie na poszczególnych trasach. Jako źródła danych mogą natomiast służyć:
- faktury i rozliczenia z kart paliwowych;
- odczyty z tachografów i komputerów pokładowych w pojazdach;
- raporty serwisowe.
To również dobra okazja, by zidentyfikować potencjalne odchylenia od normy. Częste tankowania, tankowanie „na styk”, wzrost zużycia w konkretnych tygodniach, rozbieżności między tankowaniami a przewidywanym zużyciem na danej trasie – każda z tych kwestii może wskazywać, jaki obszar należy poprawić.
Polityka tankowań i monitorowanie zużycia paliwa w firmie
Aby móc skutecznie zadbać o kontrolę nad zużyciem paliwa w firmie, potrzebna będzie odpowiednia polityka tankowań. Powinna ona zawierać listę autoryzowanych stacji, limity ilości i częstotliwości (np. maksymalna liczba litrów na miesiąc na samochód), procedury weryfikacji i zasady korzystania z kart flotowych (które mogą także uprawniać do rabatów dla firm). W ten sposób będzie można zmniejszyć potencjalne nadużycia i uprościć zarządzanie.
Dobrą praktyką jest tutaj również korzystanie z rozwiązań dostarczanych przez dostawców paliwa. Oprócz kart flotowych usługi dla firm mogą obejmować np. hurtowe dostawy paliwa, odroczone płatności czy fakturowanie zbiorcze. Wszystko to znacząco ułatwia optymalizację kosztów – takie rozwiązania oferuje m.in. BlueBerryOil.
Karty paliwowe dla firm pomagają zmniejszać koszty paliwa
Wiele firm decyduje się na karty flotowe, by zoptymalizować koszty paliwa. Takie rozwiązanie daje korzyści na dwóch frontach – z jednej strony pozwala na łatwiejszą obsługę, ponieważ wszystkie transakcje są obsługiwane w ramach jednego systemu, a z drugiej umożliwia skorzystanie z atrakcyjnych rabatów dla klientów biznesowych. Przy wyborze karty flotowej należy zwrócić uwagę na zasięg obsługiwanych stacji, wysokość opłat stałych i prowizji oraz możliwości integracji z systemami księgowymi czy systemami zarządzania flotą. Z reguły firmy z większymi flotami mogą liczyć na jeszcze korzystniejsze warunki, jednak również niewielkie przedsiębiorstwa zyskują szereg korzyści dzięki kartom paliwowym.
Telematyka samochodów firmowych a optymalizacja kosztów paliwa
Technologia wspiera już praktycznie każdy obszar działania różnych biznesów – nie inaczej jest w przypadku zarządzania flotą pojazdów. Tutaj największe znaczenie mają systemy telematyczne, które pozwalają monitorować styl jazdy (przyspieszenie, hamowanie), prędkość, przebieg trasy i zużycie paliwa w czasie rzeczywistym. Takie rozwiązania są najczęściej wykorzystywane przez duże firmy, ale mogą przynieść szereg istotnych korzyści – oto najważniejsze z nich:
- możliwość identyfikacji pojazdów lub kierowców generujących nadmierne zużycie;
- dostęp do większej ilości danych przydatnych przy optymalizacji tras;
- lepsze planowanie przeglądów, na podstawie przebiegu i realnej eksploatacji pojazdu;
- skuteczna weryfikacja faktur i potencjalnych nieścisłości przy transakcjach.
Stan techniczny auta i ciśnienie w oponach a spalanie paliwa
Nie można też zapomnieć o samych pojazdach – stan techniczny ma bezpośredni wpływ na spalanie paliwa w autach flotowych. Szczególnie istotne są tutaj: regularne serwisowanie, utrzymywanie właściwego ciśnienia w oponach i szybka naprawa drobnych usterek. Dla największych korzyści warto wdrożyć podejście oparte na prewencji, tj. częste przeglądy, które pozwolą usunąć pierwsze oznaki usterek, zanim te przekształcą się w większy problem. Oprócz tego ważną rolę odgrywa regularna wymiana komponentów i płynów eksploatacyjnych – „zdrowy” samochód może spalać paliwo w optymalny sposób, co z kolei przekłada się na zmniejszenie kosztów floty.
Planowanie tras i logistyka a zużycie paliwa w firmie
Sposobów na optymalizację kosztów paliwa i zmniejszenie zużycia paliwa w firmie można szukać także w zakresie planowania tras. Podobnie jak stan techniczny pojazdu, warunki na drodze również mają znaczący wpływ na spalanie. Dane historyczne z przebytych już tras będą tutaj bardzo przydatne – na ich podstawie można wyznaczyć odcinki z największym spalaniem czy lepiej zaplanować przejazdy.
Podczas planowania należy uwzględnić godziny szczytu (by uniknąć korków) i okazje do konsolidacji zleceń (mniej „pustych przebiegów” – istotne zwłaszcza dla firm dostawczych). Zależnie od rodzaju pojazdu konieczne może być także przeanalizowanie potencjalnych ograniczeń. Warto też mieć na uwadze, że obecnie coraz więcej miast wprowadza strefy niskiej emisji z ograniczeniami ruchu dla samochodów, co może wpłynąć na planowanie.
Współpraca z BlueBerryOil – optymalizacja kosztów paliwa ze sprawdzonym partnerem
Zmniejszenie wydatków na paliwo to zadanie, które można wykonać na wiele różnych sposobów. Kilka kwestii ma jednak zastosowanie w praktycznie każdym przypadku – w szczególności zadbanie o stan techniczny pojazdów, lepsze planowanie tras i skorzystanie z możliwości oferowanych przez karty flotowe. Warto też zastanowić się nad nawiązaniem współpracy biznesowej z partnerem zajmującym się obsługą paliwową – zapraszamy do kontaktu z BlueBerryOil, by dowiedzieć się więcej.
Czytaj też: